POLÍTICA DE PRIVACIDAD PARA EMPLEADOS Y SOLICITANTES DE FIGS Y AVISO DE RECOPILACIÓN
Esta Política de privacidad describe cómo FIGS, Inc. (“FIGS”, “nosotros”, “nuestro”) recopila, usa y comparte información de sus empleados, solicitantes de empleo, contratistas, oficiales, directores o propietarios que sean residentes de California (“tú” o “tu”) y estén sujetos a la Ley de privacidad del consumidor de California de 2018 (“CCPA”). Si tienes preguntas sobre nuestra Política de privacidad o deseas ejercer tus derechos y opciones, contáctanos según lo establecido en la sección “Contáctanos” a continuación.
RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN
La información que recopilamos sobre ti es principalmente la que ofreces cuando te postulas iniciamente a un puesto en FIGS, complementada por la información generada en el transcurso de tu empleo. Recopilamos, y en los últimos 12 meses hemos recopilado, las siguientes categorías de información personal enumeradas en la CCPA:
Identificadores, incluidos el nombre, la dirección postal, la dirección de correo electrónico, el número de seguro social, la identificación emitida por el gobierno (como el número de licencia de conducir o el número de pasaporte), el número de teléfono, la información de contacto de emergencia, el identificador del dispositivo y el identificador personal único.
Información financiera, incluidos el número de cuenta bancaria y los detalles 401(k) (para nómina y contribuciones 401(k)), salario, nómina, equidad y otra información de compensación, información de impuestos, gastos e información y uso de tarjetas de crédito empresariales.
Información de salud, número de póliza de seguro de salud, visión y dental, y detalles sobre cónyuges y dependientes, ausencias del trabajo, información sobre discapacidades, alergias e intolerancias, y condiciones médicas y de salud en curso. También recibimos información agregada con respecto al acceso a las aplicaciones de bienestar disponibles para los empleados, pero no información de uso individual (que es recopilada y controlada por dichas aplicaciones).
Clases protegidas, incluidas raza, edad, género, sexo, estado de ciudadanía (evidencia del derecho al trabajo), nacionalidad, condiciones médicas y discapacidades (físicas o mentales para proporcionar asistencia), estado civil y estado de veterano.
Actividad en internet, redes electrónicas y dispositivos, e información del dispositivo e identificadores relacionados, como el uso de la red, la información y los sistemas de comunicación de FIGS, incluidos los ID de usuario, las contraseñas, las direcciones IP, los ID de dispositivos, los registros web y los registros de auditoría del acceso al sistema y las copias de documentos enviados desde las redes de FIGS y los dispositivos dados por FIGS, el historial de navegación y búsqueda en nuestras computadoras o dispositivos móviles, y las interacciones con nuestros sitios web o aplicaciones móviles.
Datos de geolocalización, que incluyen servicios habilitados por ubicación, como wifi y GPS.
Historial profesional y educativo, que incluye hojas de vida, calificaciones, experiencia laboral, historial de compensaciones cuando lo permita la ley pertinente, habilidades idiomáticas, áreas de experiencia, historial de educación y capacitación, membresía profesional, galardones y premios, referencias, antecedentes penales y verificación de antecedentes.
Información de empleo, incluido el título del puesto, la fecha de inicio del empleo, las horas de trabajo, la etiqueta o los números de registro de dispositivos electrónicos corporativos, el número de empleado, la fotografía, las revisiones de rendimiento, los registros de los roles desempeñados y solicitados, los registros de estimación y evaluación, la información disciplinaria y de accidentes, los registros de ausencia, las compensaciones, los detalles de incentivos, la membresía a sindicatos, las membresías profesionales, las solicitudes de entorno de trabajo especial, los formularios y registros gubernamentales en torno al empleo, los impuestos relacionados y el perfil de trabajo, y la información de despidos.
Verificaciones de antecedentes e información de detección, como cumplimiento con obligaciones legales, verificación de educación, antecedentes penales y verificaciones de licencias de conducir.
Información de audio o visual, como registro de circuito cerrado de televisión (CCTV) y otra información relacionada con la seguridad de nuestras instalaciones; presentaciones grabadas en las que participes; y fotografías.
Algunos de los tipos de datos anteriores pueden considerarse delicados por leyes pertinentes, como el número de seguro social y cierta información demográfica como raza y origen étnico. Como se describe a continuación, y en cumplimiento con la ley, solo usamos tales datos según sean necesarios para nuestros fines comerciales y obligaciones legales.
USO DE LA INFORMACIÓN
Usamos tu información personal para fines legales internos compatibles con el contexto en el que proporcionaste la información. Los siguientes son los fines comerciales para los que FIGS usa la información:
Para fines operativos relacionados con tu reclutamiento y empleo. Por ejemplo, procesamos tu información para la gestión de recursos humanos, los registros de administración y la gestión relacionada, así como para:
evaluar tus calificaciones para el empleo,
proporcionarte acceso a nuestra red, aplicaciones y otros servicios,
pagarte, administrar salarios y brindarte otros beneficios laborales, como los que se incluyen en nuestros manuales o políticas,
ayudar con el presupuesto,
desarrollar directorios de contactos comerciales,
evaluar y supervisar tu cumplimiento de las políticas y procedimientos de FIGS,
efectuar evaluaciones y estimaciones de rendimiento,
notificarte sobre cambios en tu empleo; e
implementar medidas para proteger nuestros sistemas y redes y prevenir acceso no autorizado.
Rendimiento de las operaciones comerciales. Por ejemplo, usamos información personal para proveer y supervisar sistemas de TI con cualquier fin legal; mantener cuentas y directorios internos, gestión de crisis, protección de salud y seguridad ocupacional; participar en actividades debidas relacionadas con el negocio; planificación de la sucesión empresarial y realización de análisis y auditorías internos, y con fines de concesión de equidad.
Operaciones de seguridad. Por ejemplo, usamos información personal para detectar incidentes de seguridad, depurar y reparar errores, evitar el acceso no autorizado a nuestra computadora y sistemas de comunicaciones electrónicas y prevenir la distribución de software malicioso; y supervisar y controlar el acceso a nuestras instalaciones (que incluye el uso de CCTV).
Para cumplir con obligaciones legales. Por ejemplo, usamos tu información personal para calcular impuestos y pagar salarios, proporcionar beneficios laborales, ayudar con los servicios de inmigración, cumplir con solicitudes legales como citaciones u órdenes judiciales, o procesar o defender una demanda, arbitraje o procedimiento similar.
Para mejorar nuestras operaciones. Por ejemplo, analizamos tendencias y uso como la eficiencia de las entregas y operaciones en las tiendas.
Cumplimiento de solicitudes tuyas o con tu consentimiento. Por ejemplo, si solicitas que les divulguemos tu información a otras partes, podemos hacerlo con el fin de cumplir con tu solicitud.
Ejercicio de nuestros derechos legales. Por ejemplo, podemos usar información en relación con un litigio.
Cierta información que recopilamos puede ser “información personal confidencial” bajo la ley de California. Usamos dicha información según sea necesario para llevar a cabo nuestra relación contigo. Por ejemplo:
Número de seguro social o información de pasaporte para cumplimiento legal, nómina, beneficios, impuestos e inmigración;
Información de membresía a sindicatos para cumplimiento legal y con acuerdos de negociación colectiva o para ejercer derechos en virtud de ellos;
Información de salud, que puede incluir estado de discapacidad, para proporcional adaptaciones razonables en el lugar de trabajo y administrar las ausencias, con fines de salud y seguridad en el lugar de trabajo, y para el cumplimiento de las leyes y contratos aplicables, o para ejercer los derechos en virtud de estos; y
Origen racial o étnico, orientación sexual o estado de discapacidad con fines de igualdad de oportunidades y diversidad e inclusión, y cumplimiento con de la ley aplicable o para ejercer derechos en virtud de ella.
La ley de California les impone ciertas obligaciones a las empresas que les “venden” información personal a terceros o que “comparten” información personal con terceros para publicidad conductual en contexto cruzado, según se definen esos términos en la Ley de privacidad del consumidor de California (“CCPA”). No “vendemos” ni “compartimos” la información personal cubierta por esta Política y no lo hemos hecho en los doce meses anteriores a la fecha de vigencia de esta Política.
DIVULGACIÓN DE INFORMACIÓN
La información personal puede ser divulgada:
como parte de las operaciones comerciales normales a proveedores de servicios o vendedores en relación con recursos humanos y tareas relacionadas con compensación y nómina, por ejemplo, bancos (que están ubicados en Estados Unidos), compañías de seguros y otros proveedores de beneficios para empleados (como proveedores de salud), proveedores de administración de viajes, proveedores de viajes, informe de gastos, proveedores de recursos humanos, compañías de verificación de antecedentes y compañías de empleo (en relación con contratistas y trabajadores de agencias), así como en conexión con gobernanza, riesgos y cumplimiento y gestión de seguridad;
a proveedores de servicios en relación con la asistencia de tecnología de la información (por ejemplo, mantenimiento de software y alojamiento de datos, administración remota de infraestructura y aplicaciones de TI, desarrollo y mantenimiento de aplicaciones y operaciones globales de atención) y en conexión con informes financieros y de contabilidad.
en caso de que seamos vendidos o integrados con otro negocio, a nuestros asesores y a cualquier posible comprador y a sus asesores;
para operaciones comerciales, a fin de proporcionarle a otra entidad (como una contraparte o cliente comercial potencial o existente) un medio de contactarte en el curso normal de los negocios, por ejemplo, al brindarle tu información de contacto, como tu número de teléfono y correo electrónico;
buscar asesoramiento legal de nuestros abogados externos o en relación con un litigio;
a autoridades gubernamentales o funcionarios regulatorios o encargados de hacer cumplir la ley, si es necesario para los fines anteriores, si lo exige la ley o si (según creamos de forma razonable) es necesario para proteger los derechos y seguridad tuyos, de FIGS o de otros, en conformidad con las leyes pertinentes; e
internamente con un número limitado de individuos dentro de FIGS cuando sea necesario para cumplir con sus responsabilidades laborales.
RETENCIÓN
La información personal que recopilamos se retiene tanto como sea necesario para satisfacer los propósitos para los que se recopiló así como nuestras obligaciones legales. Como se describió antes, estos propósitos incluyen nuestras operaciones comerciales y el cumplimiento con obligaciones legales, de contaduría y de informes. Al determinar cuánto tiempo retener información, consideramos la naturaleza y confidencialidad de esta, los fines para los que la procesamos y nuestras obligaciones legales.
TUS OPCIONES CON RESPECTO A TU INFORMACIÓN PERSONAL
En algunos casos, la ley aplicable (como la de California) puede permitirte solicitar detalles adicionales sobre tu información personal, acceso a dicha información, la oportunidad de corregir inexactitudes en ella y eliminarla. Ten en cuenta que, bajo ciertas circunstancias prescritas por la ley pertinente, podemos denegar tu solicitud, lo que incluye, entre otros, cuando necesitamos preservar los datos con fines legales. Podemos solicitarte cierta información para verificar tu identidad antes de que procesemos tales solicitudes. Para enviar cualquiera de estas solicitudes, puedes comunicarte con nosotros según lo descrito en la sección Información de contacto a continuación.
SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
Implementamos y mantenemos salvaguardas de seguridad administrativas, físicas y técnicas razonables para ayudar a proteger tu información contra pérdida, robo, uso indebido y acceso no autorizado, divulgación, alteración y destrucción. Sin embargo, la transmisión a través de Internet no es completamente segura y no podemos garantizar la seguridad de tu información.
CAMBIOS EN ESTA POLÍTICA DE PRIVACIDAD
FIGS se reserva el derecho de modificar o complementar esta política en cualquier momento. Si se realiza un cambio material en los términos de esta política, FIGS enviará un aviso de los cambios.
CONTÁCTANOS
Si tienes preguntas o comentarios sobre esta Política de privacidad o sobre nuestras prácticas de información, contáctanos:
por correo electrónico: HR@wearfigs.com
por correo postal:
FIGS, Inc.
A la atención de: Recursos humanos
2834 Colorado Ave, Suite 100
Santa Monica, CA 90404