POLÍTICA DE PRIVACIDAD PARA EMPLEADOS Y SOLICITANTES DE FIGS Y AVISO DE RECOPILACIÓN DE DATOS
Esta Política de privacidad describe cómo FIGS, Inc. (“FIGS”, “nosotros”, “nuestro”) recopila, usa y comparte la información de sus empleados, solicitantes de empleo, contratistas, funcionarios, directores o propietarios que sean residentes de California (“tú” o “tu”) y estén sujetos a la Ley de Privacidad del Consumidor de California de 2018 (“CCPA”). Si tienes preguntas sobre nuestra Política de Privacidad o deseas ejercer tus derechos y opciones, contáctanos como se indica en la sección titulada “Contáctanos” más abajo.
RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN
La información que recopilamos sobre ti es principalmente la que proporcionas al postularte inicialmente para un puesto en FIGS, complementada con información generada durante el transcurso de tu empleo. En los últimos 12 meses, hemos recopilado las siguientes categorías de información personal enumeradas en la CCPA:
Identificadores: nombre, dirección postal, correo electrónico, número de seguro social, identificación emitida por el gobierno (como número de licencia de conducir o pasaporte), número de teléfono, información de contacto de emergencia, identificador de dispositivo y un identificador personal único.
Información financiera: número de cuenta bancaria y detalles de 401(k) (para nómina y contribuciones a 401(k)), salario, información de nómina, compensaciones como acciones u otros beneficios, información fiscal, gastos e información sobre el uso de tarjetas de crédito empresariales.
Información de salud: el número de póliza y detalles sobre seguro médico, de visión y dental; información relacionada con cónyuges y dependientes; ausencias laborales; información sobre discapacidades, alergias, intolerancias, condiciones médicas y de salud en curso. También recibimos datos agregados sobre el uso de aplicaciones de bienestar disponibles para empleados, pero no información individual (que es recopilada y controlada por dichas aplicaciones).
Clases protegidas: raza, edad, género, sexo, estado migratorio (evidencia del derecho a trabajar), nacionalidad, condiciones médicas y discapacidades (físicas o mentales para proporcionar asistencia), estado civil y estado de veterano.
Actividad en Internet, redes electrónicas y dispositivos: el uso de la red FIGS, sistemas de información y comunicación, como ID de usuario, contraseñas, direcciones IP, identificadores de dispositivos, registros de navegación, historial de búsqueda en computadoras o dispositivos móviles proporcionados por FIGS, y registros de interacción con nuestras páginas web o aplicaciones móviles.
Datos de geolocalización: incluyen servicios habilitados por WiFi y GPS.
Historial profesional y educativo: incluye currículum u hoja de vida, calificaciones, experiencia laboral, historial de compensación (donde lo permita la ley aplicable), habilidades lingüísticas, áreas de especialización, historial educativo y de formación, membresías profesionales, premios, referencias, antecedentes penales e información de verificaciones de antecedentes.
Información laboral: incluye título del puesto, fecha de inicio de empleo, horario de trabajo, identificadores electrónicos corporativos (como etiquetas o números de registro), número de empleado, fotografía, evaluaciones de desempeño, registros de roles desempeñados y solicitados, evaluaciones, registros disciplinarios, información sobre accidentes, ausencias, compensación, detalles de incentivos, membresías sindicales y profesionales, solicitudes especiales de entorno laboral, formularios y registros gubernamentales relacionados con impuestos laborales, perfil laboral e información sobre terminación laboral.
Verificaciones de antecedentes y revisiones: incluyen, según lo exijan las obligaciones legales, verificación de educación, registros penales y revisiones de licencias de conducir.
Información audiovisual: incluye grabaciones de CCTV, información relacionada con la seguridad de nuestras instalaciones, grabaciones de presentaciones en las que participes y fotografías.
Algunos de los tipos de información mencionados anteriormente pueden considerarse datos sensibles según la ley aplicable, como el número de seguro social y ciertos datos demográficos (como raza y origen étnico). Usamos estos datos únicamente según sea necesario para fines comerciales y para cumplir con nuestras obligaciones legales, de acuerdo con las leyes aplicables.
USO DE LA INFORMACIÓN
Usamos tu información personal de manera legal y compatible con el contexto en el que nos proporcionaste dicha información. A continuación, se detallan los propósitos comerciales para los que FIGS utiliza tu información:
Propósitos operativos relacionados con tu reclutamiento y empleo Procesamos tu información para recursos humanos, administración de registros y otras tareas relacionadas, como:
evaluar tus calificaciones para el empleo,
brindarte acceso a nuestra red, aplicaciones y servicios,
pagar tu salario, administrar beneficios y ofrecerte otros derechos laborales según nuestros manuales o políticas,
asistir con presupuestos,
crear directorios de contactos comerciales,
evaluar y monitorear tu cumplimiento con las políticas de FIGS,
realizar evaluaciones de desempeño y revisiones laborales,
notificarte cambios relacionados con tu empleo e
implementar medidas para proteger nuestros sistemas y redes contra accesos no autorizados.
Rendimiento de las operaciones comerciales Usamos tu información para proveer y monitorear sistemas de TI para fines legales, mantener cuentas y directorios internos, gestionar crisis, proteger la salud y seguridad laboral, realizar actividades de diligencia debida relacionadas con el negocio, planificar la sucesión empresarial y realizar análisis y auditorías internas y gestionar otorgamientos de acciones.
Operaciones de seguridad Por ejemplo, utilizamos la información personal para detectar incidentes de seguridad, solucionar y reparar errores, prevenir accesos no autorizados a nuestros sistemas informáticos y de comunicación electrónica, y evitar la distribución de software malicioso. También monitoreamos y controlamos el acceso a nuestras instalaciones (lo que incluye el uso de cámaras de CCTV).
Cumplimiento de obligaciones legales Por ejemplo, podemos usar tu información personal para calcular impuestos y procesar el pago de salarios, ofrecer beneficios laborales, brindar apoyo con servicios de inmigración, cumplir con solicitudes legales como citaciones u órdenes judiciales, o iniciar o defender demandas legales, arbitrajes u otros procedimientos similares.
Mejora de nuestras operaciones Analizamos tendencias y uso, como la eficiencia en entregas y operaciones en tiendas.
Cumplimiento de solicitudes o uso de tu consentimiento Si solicitas que compartamos tu información con terceros, podemos hacerlo para cumplir tu solicitud.
Ejercicio de nuestros derechos legales Usamos información en relación con litigios o procedimientos legales.
Cierta información que recopilamos podría considerarse "información personal sensible" bajo la ley de California. Usamos esta información solo cuando es necesario para nuestra relación contigo. Por ejemplo:
Número de Seguro Social o pasaporte: para cumplimiento legal, nómina, beneficios, impuestos y propósitos de inmigración.
Información de membresía sindical: para cumplir con obligaciones legales y acuerdos colectivos.
Información de salud (lo que incluye discapacidad): para ofrecer adaptaciones razonables en el lugar de trabajo, gestionar ausencias y cumplir con leyes aplicables.
Origen racial/étnico, orientación sexual o estado de discapacidad: para promover la igualdad de oportunidades, diversidad e inclusión, y cumplir con las leyes aplicables.
La ley de California impone ciertas obligaciones a las empresas que "venden" o "comparten" información personal con terceros para publicidad conductual entre contextos, según lo define la Ley de Privacidad del Consumidor de California (CCPA). Nosotros no "vendemos" ni "compartimos" la información personal cubierta por esta política, ni lo hemos hecho en los doce meses previos a la fecha de entrada en vigor de esta política.
DIVULGACIÓN DE INFORMACIÓN
Podemos divulgar tu información personal en los siguientes casos:
Como parte de las operaciones comerciales normales: a proveedores de servicios relacionados con recursos humanos, compensación y nómina, como bancos (ubicados en Estados Unidos), compañías de seguros y otros proveedores de beneficios para empleados (por ejemplo, proveedores de atención médica). A proveedores de servicios de gestión de viajes, informes de gastos, recursos humanos, verificación de antecedentes y empresas de empleo (en el caso de contratistas o trabajadores de agencias). En actividades relacionadas con gobernanza, gestión de riesgos, cumplimiento normativo y seguridad.
A proveedores de soporte de tecnología de la información, como mantenimiento de software, alojamiento de datos, administración remota de infraestructura y aplicaciones de TI, desarrollo y mantenimiento de aplicaciones y atención al cliente global. Para informes contables y financieros.
En caso de una venta o integración con otra empresa: a nuestros asesores y a cualquier posible comprador, así como a los asesores de dicha parte.
Para operaciones comerciales: para proporcionar a otra entidad (como un socio comercial o cliente potencial o existente) un medio para contactarte en el curso normal de los negocios. Esto incluye compartir datos de contacto, como tu número de teléfono y dirección de correo electrónico.
Para buscar asesoramiento legal: con nuestros abogados externos o en relación con litigios.
A autoridades gubernamentales, reguladores o encargados de hacer cumplir la ley: si es necesario para los fines antes mencionados, si lo requiere la ley o si creemos razonablemente que es necesario para proteger tus derechos, la seguridad de FIGS o la de otros, siempre de acuerdo con las leyes aplicables.
Internamente: con un número limitado de personas dentro de FIGS, siempre que sea necesario para que puedan cumplir con sus responsabilidades laborales.
RETENCIÓN
La información personal que recopilamos se conserva durante el tiempo necesario para cumplir con los fines para los que fue recopilada y nuestras obligaciones legales. Como se mencionó anteriormente, estos fines incluyen nuestras operaciones comerciales y el cumplimiento de requisitos de informes, obligaciones legales y contables. Al decidir cuánto tiempo conservar la información, consideramos la naturaleza y sensibilidad de los datos, los propósitos para los que los procesamos y nuestras obligaciones legales.
TUS OPCIONES CON RESPECTO A TU INFORMACIÓN PERSONAL
En algunos casos, las leyes aplicables (como las de California) te permiten solicitar información adicional sobre los datos personales que tenemos sobre ti, acceder a esos datos, corregir cualquier error o inexactitud y solicitar que se elimine dicha información. Sin embargo, en ciertas situaciones permitidas por la ley, podríamos rechazar tu solicitud. Esto incluye casos en los que sea necesario conservar los datos por razones legales o regulatorias. Para procesar tu solicitud, es posible que te pidamos algunos datos para verificar tu identidad y asegurarnos de que la información se maneje de manera segura. Si deseas realizar alguna de estas solicitudes, puedes contactarnos a través de la información que encontrarás en la sección Información de contacto más abajo.
SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
Implementamos y mantenemos medidas de seguridad administrativas, físicas y técnicas razonables para proteger tu información contra pérdida, robo, uso indebido, acceso no autorizado, divulgación, alteración y destrucción. Sin embargo, la transmisión de datos a través de internet no es completamente segura, por lo que no podemos garantizar la seguridad total de tu información.
CAMBIOS A ESTA POLÍTICA DE PRIVACIDAD
FIGS se reserva el derecho de modificar o actualizar esta política en cualquier momento. Si realizamos cambios importantes en los términos de esta política, te lo notificaremos de manera oportuna.
CONTÁCTANOS
Si tienes preguntas o comentarios sobre esta Política de Privacidad o sobre nuestras prácticas de manejo de información, puedes contactarnos a través de:
Correo electrónico: HR@wearfigs.com
Correo postal:
FIGS, Inc.
A la atención de Recursos Humanos
2834 Colorado Ave, Suite 100
Santa Monica, CA 90404