POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ ET AVIS À L'INTENTION DES EMPLOYÉS ET DES CANDIDATS FIGS LORS DU RETRAIT
La présente politique de confidentialité décrit comment FIGS, Inc. ( « FIGS», « nous », « notre », « notre » ) recueille, utilise et partage les informations sur ses employés, ses candidats à un emploi, ses entrepreneurs, ses dirigeants, ses administrateurs ou ses propriétaires qui résident en Californie ( « vous » ou « votre » ) et sont soumis à la loi californienne sur la protection de la vie privée des consommateurs de 2018 ( « CCPA » ). Si vous avez des questions concernant notre politique de confidentialité ou souhaitez exercer vos droits et vos choix, veuillez communiquer avec nous comme indiqué dans la section intitulée « Communiquez avec nous » ci-dessous.
COLLECTE D'INFORMATIONS
Vos informations sont principalement celles que vous nous fournissez lorsque vous postulez pour la première fois à un emploi chez FIGS, ajoutées à celles générées pendant la durée de votre contrat. Nous recueillons et avons recueilli au cours des 12 derniers mois les catégories de renseignements personnels suivantes énumérées dans la CCPA :
Identifiants, notamment le nom, l'adresse postale, l'adresse électronique, le numéro de sécurité sociale, les pièces d'identité délivrées par le gouvernement (telles que le numéro de permis de conduire ou le numéro de passeport), le numéro de téléphone, les coordonnées d'urgence, l'identifiant de l'appareil et l'identifiant personnel unique.
Informations financières, y compris le numéro de compte bancaire et les détails de l'article 401(k) (pour les cotisations sur la paie et 401(k)), le salaire, la paie, les capitaux propres et autres informations sur la rémunération, les informations fiscales, les dépenses et les informations sur l'utilisation de la carte de crédit professionnelle.
Informations sur la santé, la santé, la vue et le numéro de police d'assurance dentaire et informations telles que des détails sur les conjoints et les personnes à charge, les absences du travail, les informations sur le handicap, les allergies et les intolérances, les problèmes médicaux et de santé permanents. Nous recevons également des informations agrégées concernant l'accès aux applications de bien-être mises à la disposition des employés, mais pas des informations d'utilisation individuelle (qui sont collectées et contrôlées par ces applications).
Catégories protégées, notamment la race, l'âge, le sexe, le statut de citoyenneté (preuve du droit de travailler), la nationalité, les conditions médicales et les handicaps (physiques ou mentaux pour fournir de l'aide), l'état matrimonial et le statut d'ancien combattant.
Internet, le réseau électronique et les informations sur l'activité, les dispositifs et les identifiants associés,tels que l'utilisation du réseau, des informations et des systèmes de communication FIGS, y compris les ID d'utilisateur, les mots de passe, les adresses IP, les ID d'appareil, les journaux Web et les pistes d'audit de l'accès au système et des copies de documents envoyés depuis les réseaux FIGS et les appareils émis par FIGS, de l'historique de navigation et de recherche sur nos ordinateurs ou appareils mobiles, et des interactions avec nos sites Web ou nos applications mobiles.
Données de géolocalisation, y compris les services de localisation tels que le WiFi et le GPS.
Antécédents professionnels et scolaires,y compris CV ou curriculum vitae, qualifications, expérience de travail, antécédents de rémunération lorsque la loi applicable le permet, capacités linguistiques, domaines d'expertise, antécédents d'éducation et de formation, appartenance professionnelle, récompenses et prix, références, casier judiciaire et informations sur la vérification des antécédents.
Informations sur l'emploi, y compris le titre du poste, la date de début de l'emploi, les heures de travail, l'étiquette ou les numéros d'enregistrement de l'appareil électronique de l'entreprise, le numéro d'employé, la photographie, les examens de rendement, les dossiers des rôles exercés et pour lesquels vous avez postulé, les dossiers d'appréciation et d'évaluation, Informations disciplinaires et sur les accidents, dossiers d'absences et de congé, rémunération, détails sur les incitations, appartenance syndicale, appartenances professionnelles, demandes d'environnement de travail spécial, formulaires et dossiers gouvernementaux relatifs à l'emploi et aux impôts connexes et au profil de travail, et informations sur la cessation de service.
Vérifications des antécédents et informations de sélection, telles que, conformément aux obligations légales, vérification de l'éducation, casier judiciaire et contrôles du permis de conduire.
Informations audio ou visuelles, telles que les séquences de télévision de vidéosurveillance et autres informations relatives à la sécurité de nos locaux ; présentations enregistrées auxquelles vous participez ; et photographies.
Certaines données ci-dessus peuvent être considérées comme sensibles en vertu de la loi applicable pertinente, telles que le numéro de sécurité sociale, certaines informations démographiques telles que la race et l'origine ethnique. Comme décrit ci-dessous et conformément à la loi, nous utilisons ces données uniquement dans la mesure où elles sont nécessaires à nos fins commerciales et pour respecter nos obligations légales.
UTILISATION DES INFORMATIONS
Nous utilisons vos informations personnelles à des fins légales internes selon le contexte dans lequel vous avez fourni les informations. FIGS utilise vos informations aux fins commerciales suivantes :
À des fins de fonctionnement liées à votre recrutement et à votre emploi. Par exemple, nous traitons vos informations pour la gestion des ressources humaines et des dossiers et l'administration associée, ainsi que pour :
évaluer vos qualifications pour l'emploi,
vous donner accès à notre réseau, à nos applications et aux autres services,
effectuer vos paiements, administrer les salaires et vous fournir d'autres avantages liés à l'emploi, y compris ceux énoncés dans nos manuels ou politiques,
Aider à l'élaboration du budget,
développer des annuaires de contacts commerciaux,
évaluer et surveiller votre conformité aux politiques et procédures FIGS,
évaluer et apprécier les performances,
communiquer les modifications apportées à votre emploi ; et
mettre en œuvre des mesures de protection de nos systèmes et réseaux et empêcher les accès non autorisés.
Performance des opérations commerciales. Par exemple, nous utilisons des informations personnelles pour fournir et surveiller les systèmes informatiques à des fins légales ; tenir à jour les comptes et les répertoires internes, gérer les crises, protéger la santé et la sécurité au travail ; participer aux activités de diligence raisonnable liées à l'entreprise ; planification de la relève commerciale et réalisation d'analyses et d'audits internes., et à des fins d'octroi de capitaux.
Opérations de sécurité. Par exemple, nous utilisons les informations personnelles pour détecter les incidents de sécurité, déboguer et réparer les erreurs, et empêcher l'accès non autorisé à nos systèmes informatiques et de communication électroniques et empêcher la distribution de logiciels malveillants ; et surveiller et contrôler l'accès à nos locaux (y compris par l'utilisation de la télévision en circuit fermé).
Pour se conformer aux obligations légales. Nous utilisons vos informations personnelles pour calculer les impôts et payer les salaires, fournir des avantages sociaux en matière d'emploi, aider aux services d'immigration, nous conformer aux demandes légales telles que les assignations à comparaître ou les ordonnances du tribunal, ou poursuivre ou défendre une action, un arbitrage ou une procédure similaire.
Pour améliorer nos opérations. Par exemple, nous analysons les tendances et les utilisations, telles que l'efficacité des livraisons et des opérations en magasin.
Exécution des demandes faites par vous ou avec votre consentement. Par exemple, si vous nous demandez de divulguer vos informations à des tiers, nous pouvons le faire pour répondre à votre demande.
Exercer nos droits légaux. Par exemple, nous pouvons utiliser des informations pour régler des litiges
Certaines informations que nous recueillons peuvent être classées comme « informations personnelles sensibles » par la loi californienne. Ces informations nous permettent d'entretenir de bonnes relations avec vous. Par exemple :
Le numéro de sécurité sociale ou les informations de passeport sont utilisées à des fins de conformité légale, de paie, d'avantages, d'impôts et d'immigration ;
Les informations sur l'appartenance syndicale sont utilisées pour assurer le respect de la loi et le respect des conventions collectives ou encore pour exercer les droits qui en découlent ;
Les informations sur la santé, qui peuvent inclure le statut d'invalidité, pour fournir des aménagements raisonnables sur le lieu de travail et gérer les absences, à des fins de santé et de sécurité sur le lieu de travail, et pour se conformer aux lois et aux contrats applicables ou pour exercer les droits qui en découlent ; et
la race/l'ethnie, l'orientation sexuelle et/ou le statut de handicap à des fins d'égalité des chances, de diversité et d'inclusion et de conformité à la loi applicable ou pour exercer les droits qui en découlent.
La loi californienne impose certaines obligations aux entreprises qui « vendent » des informations personnelles à des tiers ou « partagent » des informations personnelles avec des tiers à des fins de publicité comportementale intercontextuelle, car ces conditions sont définies dans la loi californienne sur la protection de la vie privée des consommateurs ( « CCPA » ). Nous ne « vendons » ni ne « partageons » les informations personnelles visées par la présente politique et ne l'avons pas fait dans les douze mois précédant la date d'entrée en vigueur de la présente politique.
DIVULGATION DES INFORMATIONS
Les informations personnelles peuvent être divulguées :
dans le cadre des opérations commerciales normales avec les fournisseurs de services ou les fournisseurs dans le cadre des tâches liées aux ressources humaines, à la rémunération et à la paie (par exemple, les banques (situées aux États-Unis), les compagnies d'assurance et autres fournisseurs d'avantages sociaux aux employés (tels que les fournisseurs de soins de santé), les fournisseurs de gestion des voyages, les fournisseurs de voyages, les rapports sur les dépenses, les fournisseurs de ressources humaines, les entreprises de vérification des antécédents et les entreprises d'emploi (en relation avec les entrepreneurs ou les travailleurs d'agence), ainsi que dans le cadre de la gouvernance, des risques, de la conformité et de la sécurité ;
aux fournisseurs de services dans le cadre du soutien aux technologies de l'information (par exemple, maintenance des logiciels et hébergement des données, gestion à distance de l'infrastructure et des applications informatiques, développement et maintenance des applications et opérations du centre de services mondial) et dans le cadre de la comptabilité et des rapports financiers.
En cas de vente ou d'intégration à une autre entreprise, à nos conseillers et à tout acheteur potentiel et à leurs conseillers ;
pour les opérations commerciales afin de fournir à une autre entité (telle qu'une contrepartie commerciale ou un client potentiel ou existant) un moyen de vous contacter dans le cours normal des affaires, par exemple, en fournissant vos coordonnées, telles que votre numéro de téléphone et votre adresse électronique ;
pour demander des conseils juridiques à nos avocats externes ou dans le cadre de litiges;
aux autorités gouvernementales et/ou aux responsables de la réglementation ou de l'application de la loi si cela est requis aux fins ci-dessus, si la loi l'exige ou si (selon notre conviction raisonnable) cela est nécessaire pour protéger vos droits ou votre sécurité, ceux de FIGS ou d'autres, conformément aux lois applicables ; et
en interne avec un nombre réduit de personnes au sein de FIGS lorsque cela est nécessaire pour exercer leurs responsabilités professionnelles.
RÉTENTION
Les informations personnelles que nous recueillons sont conservées aussi longtemps que nécessaire pour satisfaire aux fins pour lesquelles elles ont été collectées et à nos obligations légales. Comme décrit ci-dessus, ces fins comprennent nos opérations commerciales et le respect des obligations en matière de rapports, juridiques et comptables. Pour déterminer la durée de conservation des informations, nous prenons en compte la nature et la sensibilité des informations, les fins pour lesquelles nous les traitons et nos obligations légales.
VOS CHOIX CONCERNANT VOS INFORMATIONS PERSONNELLES
Dans certains cas, la loi applicable (comme en Californie) peut vous permettre de demander des détails supplémentaires sur vos informations personnelles, l'accès à ces informations, la possibilité de corriger les inexactitudes et de supprimer ces informations. Veuillez noter que dans certaines circonstances prescrites par la loi applicable, nous pouvons refuser votre demande, y compris, mais sans s'y limiter, lorsque nous devons conserver les données à des fins légales. Nous pouvons vous demander certaines informations pour vérifier votre identité avant de traiter ces demandes. Vous pouvez nous contacter comme décrit dans la section Informations de contact ci-dessous pour soumettre l'une de ces demandes.
SÉCURITÉ DES INFORMATIONS
Nous mettons en œuvre et maintenons des mesures de sécurité administratives, physiques et techniques raisonnables pour aider à protéger les informations vous concernant contre la perte, le vol, la mauvaise utilisation et l'accès non autorisé, la divulgation, la modification et la destruction. Cependant, la transmission via Internet n'est pas complètement sécurisée et nous ne pouvons pas garantir la sécurité des informations vous concernant.
MODIFICATIONS DE CETTE POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ
FIGS se réserve le droit de modifier ou de compléter cette politique à tout moment. Si une modification importante est apportée aux conditions de la présente politique, FIGS fournira un avis des modifications.
CONTACTEZ-NOUS
Si vous avez des questions ou des commentaires sur la présente politique de confidentialité ou sur nos pratiques en matière d'informations, veuillez nous contacter :
Par courriel : HR@wearfigs.com
Par courrier :
FIGS, Inc.
Attn : Ressources humaines
2834 Ave colorado, Suite 100
Santa Monica, CA 90404