POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ DES EMPLOYÉS ET DES CANDIDATS DE FIGS ET AVIS DE COLLECTE
Cette politique de confidentialité décrit comment FIGS, Inc. (« FIGS », « nous », « notre », « Nos ») collecte, utilise et partage les informations de ses employés, candidats à un emploi, entrepreneurs, dirigeants, administrateurs ou propriétaires qui résident en Californie (« vous » ou « votre/vos ») et sont soumis à la loi californienne sur la protection de la vie privée des consommateurs (« CCPA »). Si vous avez des questions concernant notre politique de confidentialité ou si vous souhaitez exercer vos droits et choix, veuillez nous contacter comme indiqué dans la section intitulée « Contactez-nous » ci-dessous.
COLLECTE D'INFORMATIONS
Les informations que nous recueillons à votre sujet sont principalement des informations que vous fournissez lorsque vous postulez pour la première fois chez FIGS, complétées par des informations générées au cours de votre emploi. Nous collectons et avons collecté au cours des 12 derniers mois les catégories de données personnelles suivantes énumérées dans la CCPA :
Identifiants, y compris le nom, l'adresse postale, l'adresse e-mail, le numéro de sécurité sociale, les pièces d'identité délivrées par le gouvernement (telles que le numéro de permis de conduire ou le numéro de passeport), le numéro de téléphone, les coordonnées d'urgence, l'identifiant de l'appareil et l'identifiant personnel unique.
Informations financières, y compris le numéro de compte bancaire et les détails 401(k) (pour la paie et les cotisations 401(k)), le salaire, les fiches de paie, les capitaux propres et autres informations sur la rémunération, les informations fiscales, les dépenses et les informations et l'utilisation des cartes de crédit professionnelles.
Informations sur la santé, informations sur le numéro de police d'assurance santé, vision et dentaire, comme les détails des conjoints et des personnes à charge, les absences du travail, les informations sur le handicap, les allergies et les intolérances, les problèmes médicaux et de santé en cours. Nous recevons également des informations collectives concernant l'accès aux applications de bien-être mises à la disposition des employés, mais pas des informations d'utilisation individuelle (qui sont collectées et traitées par ces applications).
Catégories protégées, y compris la race, l'âge, le sexe, le statut de citoyenneté (preuve du droit au travail), la nationalité, les conditions médicales et les handicaps (physiques ou mentaux pour fournir une assistance), l'état civil et le statut de vétéran.
Les activités sur Internet, les réseaux électroniques et les appareils, ainsi que les identifiants associés, tels que l'utilisation du réseau, des systèmes d'information et de communication de FIGS, y compris les ID d'utilisateur, les mots de passe, les adresses IP, les ID d'appareil, les journaux Web et les pistes d'audit du système et des copies de documents envoyés depuis les réseaux FIGS et les appareils émis par FIGS, l'historique de navigation et de recherche sur nos ordinateurs ou appareils mobiles, et les interactions avec nos sites Web ou applications mobiles.
Données de géolocalisation, y compris les services de localisation tels que le WiFi et le GPS.
Antécédents professionnels et scolaires, y compris CV ou curriculum vitae, qualifications, expérience professionnelle, antécédents de rémunération lorsque la loi applicable le permet, compétences linguistiques, domaines d'expertise, antécédents d'éducation et de formation, appartenance professionnelle, récompenses et prix, références, casier judiciaire et informations sur la vérification des antécédents.
Informations sur l'emploi, y compris le titre du poste, la date de début de l'emploi, les heures de travail, les étiquettes ou les numéros d'enregistrement des appareils électroniques d'entreprise, le numéro d'employé, la photo, les évaluations de performance, les dossiers des rôles exercés et des candidatures, les dossiers d'appréciation et d'évaluation, les informations disciplinaires et sur les accidents, dossiers d'absences et de congés, rémunération, détails des incitations, appartenance syndicale, appartenances professionnelles, demandes d'environnement de travail spécial, formulaires et dossiers gouvernementaux relatifs à l'emploi et aux taxes connexes et au profil de travail, et informations de licenciement.
Vérifications des antécédents et informations de sélection, telles que le respect des obligations légales, la vérification des études, les casiers judiciaires et les vérifications de permis de conduire.
Informations audio ou visuelles, telles que les images de vidéosurveillance, et autres informations relatives à la sécurité de nos locaux ; les présentations enregistrées auxquelles vous participez ; et les photographies.
Certains types de données ci-dessus peuvent être considérés comme sensibles en vertu de la loi applicable pertinente, telles que le numéro de sécurité sociale, certaines informations démographiques telles que la race et l'origine ethnique. Comme décrit ci-dessous et conformément à la loi, nous utilisons ces données uniquement dans la mesure nécessaire à nos fins commerciales et pour nos obligations légales.
UTILISATION DES INFORMATIONS
Nous utilisons vos informations personnelles à des fins légales internes compatibles avec le contexte dans lequel vous avez fourni les informations. Voici les fins commerciales pour lesquelles FIGS utilise vos informations :
Des fins opérationnelles liées à votre recrutement et à votre emploi. Nous traitons vos informations pour la gestion des ressources humaines et des dossiers et l'administration connexe, par exemple, ainsi que pour :
évaluer vos qualifications pour l'emploi,
vous fournir un accès à notre réseau, à nos applications ainsi qu'à d'autres services,
vous payer, administrer les salaires et fournir d'autres avantages de l'emploi, y compris ceux énoncés dans nos manuels ou politiques,
aider à la budgétisation,
développer des répertoires de contacts professionnels,
évaluer et monitorer votre conformité aux politiques et procédures de FIGS,
effectuer des évaluations et des appréciations des performances,
vous informer des changements concernant votre emploi ; et
mettre en œuvre des mesures pour protéger nos systèmes et réseaux et empêcher les accès non autorisés.
Performance des opérations commerciales. Nous utilisons par exemple des informations personnelles pour fournir et monitorer les systèmes informatiques à des fins légales ; tenir à jour les comptes et les repertoires internes, gérer des crises, protéger la santé et la sécurité au travail ; participer à des activités de diligence raisonnable liées à l'entreprise ; la planification de la relève des entreprises et réalisation d'analyses et d'audits internes., et à des fins de subvention de capitaux.
Opérations de sécurité. Nous utilisons par exemple des informations personnelles pour détecter les incidents de sécurité, déboguer et réparer les erreurs, empêcher les accès non autorisés à nos systèmes informatiques et de communication électroniques et empêcher la distribution de logiciels malveillants ; et surveiller et contrôler l'accès à nos locaux (y compris par l'utilisation de la vidéosurveillance).
Pour nous conformer aux obligations légales. Nous utilisons vos informations personnelles, par exemple, pour calculer les impôts et payer les salaires, fournir des avantages sociaux en matière d'emploi, aider aux services d'immigration, nous conformer aux demandes légales telles que les assignations à comparaître ou les ordonnances de tribunaux, ou poursuivre ou défendre une action en justice, un arbitrage ou toute autre procédure similaire.
Pour améliorer nos opérations. Nous analysons par exemple les tendances et les utilisations, telles que l'efficacité des livraisons et des opérations en magasin.
Répondre aux demandes de votre part ou avec votre consentement. Nous pouvons, par exemple, divulguer vos informations à des tiers si vous nous demandez de le faire.
Exercer nos droits légaux. Nous pouvons, par exemple, utiliser des informations dans le cadre de litiges
Certaines informations que nous recueillons peuvent être des « informations personnelles sensibles » en vertu de la loi californienne. Nous utilisons ces informations si nécessaire dans le cadre de notre relation avec vous. Par exemple :
Numéro de sécurité sociale ou informations de passeport à des fins de conformité juridique, de paie, de prestations, de fiscalité et d'immigration ;
Informations sur l'appartenance syndicale à des fins de conformité juridique et de respect des conventions collectives ou pour exercer des droits en vertu de celles-ci ;
Informations sur la santé, qui peuvent inclure le statut d'invalidité, afin de pouvoir fournir des aménagements raisonnables sur le lieu de travail et gérer les absences, à des fins de santé et de sécurité sur le lieu de travail, et pour se conformer aux lois et aux contrats applicables ou pour exercer des droits en vertu de ceux-ci ; et
Origine raciale/ethnique, orientation sexuelle et/ou statut de handicap à des fins d'égalité des chances, de diversité et d'inclusion et de conformité à la loi applicable ou pour exercer des droits en vertu de celle-ci.
La loi californienne impose certaines obligations aux entreprises qui « vendent » des informations personnelles à des tiers ou « partagent » des informations personnelles avec des tiers à des fins de publicité comportementale intercontextuelle, tels que ces termes sont définis dans la loi californienne sur la protection de la vie privée des consommateurs (« CCPA »). Nous ne « vendons » ni « partageons » les informations personnelles couvertes par la présente politique et nous ne l'avons pas fait dans les douze mois précédant la date d'entrée en vigueur de la présente politique.
DIVULGATION D'INFORMATIONS
Les informations personnelles peuvent être divulguées :
dans le cadre des opérations commerciales normales pour les fournisseurs de services ou les fournisseurs dans le cadre des tâches liées aux ressources humaines, à la rémunération et à la paie (par exemple, les banques (situées aux États-Unis), les compagnies d'assurance et autres fournisseurs d'avantages sociaux aux employés (tels que les fournisseurs de soins de santé), les fournisseurs de gestion de voyages, les fournisseurs de voyages, les rapports de dépenses, les fournisseurs de ressources humaines, les sociétés de vérification des antécédents et les entreprises d'emploi (en relation avec les entrepreneurs ou les travailleurs d'agences), ainsi que dans le cadre de la gouvernance, des risques, de la conformité et de la sécurité ;
aux fournisseurs de services dans le cadre du soutien aux technologies de l'information (par exemple, maintenance de logiciels et hébergement de données, gestion à distance de l'infrastructure et des applications informatiques, développement et maintenance des applications et opérations du centre de service global) ainsi que dans le cadre de la comptabilité et des rapports financiers.
dans le cas où nous sommes vendus ou intégrés à une autre entreprise, à nos conseillers et à tous acheteurs potentiels et à leurs conseillers ;
pour les opérations commerciales afin de fournir à une autre entité (telle qu'une contrepartie ou un client commercial potentiel ou existant) un moyen de vous contacter dans le cours normal des affaires, par exemple en fournissant vos coordonnées, telles que votre numéro de téléphone et votre adresse e-mail ;
pour demander des conseils juridiques à nos avocats externes ou dans le cadre de litiges ;
aux autorités gouvernementales et/ou aux responsables de la réglementation ou de l'application de la loi si cela est nécessaire aux fins ci-dessus, si la loi l'exige ou si (selon notre conviction raisonnable) cela est nécessaire pour protéger vos droits ou votre sécurité, ceux de FIGS ou d'autres, conformément aux lois applicables ; et
en interne avec un nombre limité de personnes au sein de FIGS lorsque cela est nécessaire pour exercer leurs responsabilités professionnelles.
RÉTENTION
Les informations personnelles que nous recueillons sont conservées aussi longtemps que nécessaire pour répondre aux fins pour lesquelles elles ont été collectées et à nos obligations légales. Comme décrit ci-dessus, ces fins comprennent nos opérations commerciales et le respect des obligations juridiques, comptables et de rapports. Pour déterminer la durée de conservation des informations, nous prenons en compte la nature et la sensibilité des informations, les fins pour lesquelles nous les traitons et nos obligations légales.
VOS CHOIX CONCERNANT VOS INFORMATIONS PERSONNELLES
Dans certains cas, la loi applicable (comme la Californie) peut vous permettre de demander des détails supplémentaires sur vos informations personnelles, l'accès à ces informations, la possibilité de corriger toutes les inexactitudes et de supprimer ces informations. Veuillez noter que dans certaines circonstances prescrites par la loi applicable, nous pouvons refuser votre demande, y compris, mais sans s'y limiter, lorsque nous devons conserver des données à des fins légales. Nous pouvons vous demander certaines informations pour vérifier votre identité avant de traiter de telles demandes. Vous pouvez nous contacter comme décrit dans la section des informations de contact ci-dessous pour soumettre l'une de ces demandes.
SÉCURITÉ DES INFORMATIONS
Nous mettons en œuvre et maintenons des garanties de sécurité administratives, physiques et techniques raisonnables pour aider à protéger les informations vous concernant contre la perte, le vol, la mauvaise utilisation et l'accès non autorisé, la divulgation, la modification et la destruction. Cependant, la transmission via Internet n'est pas complètement sécurisée et nous ne pouvons pas garantir la sécurité des informations vous concernant.
MODIFICATIONS DE CETTE POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ
FIGS se réserve le droit de modifier ou de compléter cette politique à tout moment. Si une modification importante est apportée aux termes de cette politique, FIGS vous informera des modifications.
CONTACTEZ-NOUS
Si vous avez des questions ou des commentaires sur la présente politique de confidentialité ou nos pratiques d'information, veuillez nous contacter :
Par e-mail : HR@wearfigs.com
Par courrier :
FIGS, Inc.
Attn : Ressources humaines
2834 Colorado Ave, Suite 100
Santa Monica, CA 90404